送別会の幹事の役割と必要なスキル

送別会の企画から準備、手配などを中心になって行う人を「幹事」といいます。

飲み会などの幹事であれば若手や年少の方が担当されることがほとんどでしょう。送別会も似たイメージで退職される方の部署の若手や仲の良かった人が幹事として任命されることが多いと思います。

送別会の幹事は手間がかかるので大変な役回りで嫌がる人も多いですが、幹事を任されるということは一人前と思われている(またはそうなってほしい)という期待と信頼の表れであると思いますので、名誉なことだと考え全力で幹事をやり遂げましょう。

幹事の主な役割は送別会の会場・日程の調整や出席者への連絡などがあります。送別会でプレゼントを贈ったりイベント(余興)をする場合はその企画とモノ・人の手配を行います。

文章にすると簡単ですが、これらを滞りなく進めるには結構大変です。送別会に出席される人からこれらの希望を聞いてみなが納得する送別会にする必要があります。日程の調整と会場の手配は計画的にしないとちょうどよい会場が予約で埋まっていたり個室がとれなかったりします。また直前でキャンセルが出るなど送別会が近くなると困難な状況にもぶち当たります。

このため送別会の幹事には企画力、調整力、調査力、コミュニケーション能力、忍耐力、突破力など多岐にわたるスキルが求められます。

、、とはいっても皆はじめての送別会の幹事から、多くの失敗や成功体験を積み重ねてそこから学び、幹事としてもビジネスマンとして成長していきます。逆に言うと能力を磨く機会だととらえて不安でもチャレンジしてみましょう。

なお、個人的に一番大事だと思うことは退職される方のために少しでもよい送別会をしたいという熱意だと思います。

幹事の熱意は退職される方だけでなく出席する方にも伝わります。
テンプレートに近いような連絡をされるとやっつけ仕事感が伝わりますし、幹事からの熱心な誘いは「少しでも多くの出席者の方で送別したい」という思いを感じることができます。

また出席される方の多くは自らも一度は幹事をやられている方も多いでしょう。面倒なことを面倒くさがらずにやり遂げる姿勢は出席者の人たちにもよりよい送別会にしようという思いを生み、それだけで素晴らしい送別会になります。

緻密な計画と細かな心配りと熱い気持ちをもつことで素晴らしい送別会を開催し、出席者全員が気持ちよく退職される方を送別する。それが送別会の幹事の役割だと思います。

それをやり遂げる方は仕事の評価にも好影響があるでしょうね。

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