はじめての幹事に向けたスマートな送別会開催のための12ステップ

退職する方が出た場合、送別会を開催するケースが一般的です。

送別会は退職される方との日々を振り返ることで良い会にしたいと思いますが、
幹事に指名された場合は結構準備が大変ですよね。

送別会の幹事は会社によってまちまちですが、同じ部署の中で持ち回りだったり、
もっとも歳が若い方であったりということが多いようです。

若手が指名される場合、初めての時は学生の飲み会との違いなどに戸惑うケースが多いと思いますが、幹事に指名された場合の段取りや幹事の役割をまとめましたので参考にしていただけると幸いです。

ステップ数が多いので目次を用意しました。

幹事に任命されてから送別会開催までのステップ

1:場所と予算感の確認

2:退職日と送別会の日程候補の決定

3:出席予定者への出欠確認と日程の決定

4:会場候補のピックアップ

5:挨拶やスピーチを依頼する候補のピックアップ

6:プレゼントのピックアップ

7:責任者の了承を得る

8:会場の予約をする

9:送別会の詳細の連絡をする

10:スピーチの依頼をする

11:プレゼントを購入する

12:お店への最終人数の連絡

それではステップごとにやるべきことを見ていきましょう。

段取り1:場所と予算感の確認

送別会の段取りの第一段階は幹事に任命されたタイミングで行います。

幹事に任命された時点から幹事の仕事は始まっています。まずはその場で場所と予算感を確認しましょう。

この時点で確認をしておくことでその後のステップを大きく外すことがありません。

また偉い人に任命された場合はその方は忙しい人の場合も多いので、何度も本業でない送別会の件で確認にいくとスマートさに欠けるので一気にポイントを押さえてしまいましょう。
※慣例などで聞く必要がない場合は確認の段取りは割愛します。

日程についても退職される方優先ではありますが、現実的には偉い方が都合の悪い日に開催ということはできないので、偉い人には日程についてもまずい日だけ聞いておくようにしましょう。

日程、場所、予算感を聞くのも以下のようなやり取りでしたら10秒で終わるので忘れず確認するようにしましょう。ここで確認することで直前でダメ出しされるリスクを最小限にすることができます。

以下やり取り例
——-
部長:「今回の○○さんの退職の送別会の幹事は○○くんやってもらえるかな。」
あなた:「承知しました。○○さんの送別会でしたらうちの部署のメンバーと関わりのあった方に声をかけてみます。」
部長:「そうだね。○○さんの希望も聞いてあげて。」
あなた:「はい。場所は会社の近くでいくつか探してみます。また会費は一人頭平均4000円程度で検討します。」
部長:「そうだね。私は多く出すから派遣の方やパートの方は安くしてあげてね。」
あなた:「はい、ありがとうございます。なお現時点で都合の悪い日があれば教えていただけますか。」
部長:「○/○と○/○かな。ただ私のことは気にしなくてもよいので○○さんの都合を聞いてあげて。」
あなた:「承知しました。日程については○○さんに確認後調整します。それではまたご相談させていただきます。」
——-

よくあるやり取りですが、ポイントは会場、会費、日程、出席者のイメージを共有することにあります。

段取り2:退職日と送別会の日程候補の決定(幹事任命当日)

1でイメージを確認できたら退職される方に送別会を開催したい旨を伝えて送別会の日程候補を決めましょう。

まずは主役となる退職される方の予定を確認しましょう。
退職される方に送別会を開催したい旨と都合のよい日程を聞きましょう。

この時に退職日と最終出社日も確認しましょう。

ここで日程を決定したいところですが、
出席者が多数の場合は2,3大丈夫な日を押さえさせてもらって出席者が多い日に開催することを退職される方へ伝えます。

TIPS

ここでなるべく出席してほしい人やこの人にも声をかけてほしいなど、退職される方の希望を聞いておくと日程を決める際の参考となります。

段取り3:出席予定者への出欠確認と日程の決定(幹事任命当日(最遅でも送別会開催3週間前))

退職される方の予定を確認できたら、日程の候補をもとに出席予定者へ連絡します。
この時点では場所も予算も決まっていないと思いますので各候補日の出席可否だけ聞いておきます。

ポイントしては回答期限を設定することです。
会社にもよると思いますが現時点の予定で良いのでということで翌日中くらいに回答期限を設定します。

送別会は大人数になることが多いので、ここで時間を使ってしまうと時期によってはお店をとれなくなるリスクが大きくなってくるので最遅でも開催の2週間前くらいにはここまで完了させることを目標としましょう。

万が一回答期限が短いとお叱りを受けたら
送別会まで日程もなく、大人数ということもありお店の予約の関係もあるのでこの期限としておりました。すみませんがご協力お願いします。
くらいの大人の回答で乗り切りましょう。

以下文例
———-
各位

お疲れ様です。
業務中失礼します。

皆様ご存知かと思いますが○/○付けで○○さんが退職されることとなりました。

つきましてささやかながら送別会を企画しております。

会場など検討中ではありますが、取り急ぎ参加可否と出席の場合は以下日程のご都合をお知らせいただけますでしょうか。

お忙しい中誠に恐縮ですが
現時点の予定でかまいませんので明日○/○中に回答をお願いいたします。

■日程候補
 ○/○
 ○/○
 ○/○

なお会場は○○付近、会費は○○円程度を予定しております。

よろしくお願いいたします。

———-

回答がない方には逐次フォローしていきましょう。

段取り4:会場候補のピックアップ

段取り1で確認した場所、会費の要件をもとに会場候補のピックアップを行います。
予算、場所が大体わかっていれば候補はネットで検索するなどすれば出てくるはずですので検索していくつかピックアップしましょう。

お店選びのポイントについてはこちらに記事を書いています。
送別会のお店選びのポイント

段取り5:挨拶やスピーチを依頼する候補のピックアップ

送別会で挨拶やスピーチをお願いする場合はここで候補者をピックアップしておきます。

通常は退職される方の上司の方や最上席の方にお願いするケースが多いです。
※会社によっては事前に依頼などはせず、当日の流れでスピーチをすることもあるので会社の慣習があれば優先してください。

段取り6:プレゼントのピックアップ

プレゼントを渡す場合、その候補をピックアップしておきます。この段階でプレゼントをピックアップする理由は2つあります。

1つは出席者への配慮です。
出席者の方に費用負担をお願いする場合、品物や予算感が知らされずにあとでいきなり費用を徴収は失礼ですので、この後の送別会の案内で事前に連絡しておくためです。

2つ目はこの後のステップで責任者の了承を得る際に一緒にイメージを共有するためです。
ここで確認しておくことでこれの方がよいのではないかとアイデアをもらえる場合もありますので耳に入れておいたほうがよいためです。

何を渡すかは退職される方や予算から検討するとよいと思います。

プレゼント選びについては関連する記事を書いていますので、こちらの記事を参考にしてもらえると幸いです。
プレゼント選びのポイント

同僚などがいたら一緒にプレゼントをピックアップして意見をもらったり、
退職者が女性の場合は女性社員の意見を聞いてみるとよい贈り物になると思います。

段取り7:責任者の了承を得る(幹事任命から1週間以内)

4,5,6でピックアップした会場、スピーチをお願いする人、プレゼントを用意する旨を責任者に了承を取ります。

会費も一人頭の金額を改めて伝えます。(男女や役職で差をつける場合はその旨も伝えます)
会場については予約が取れなかった場合の第二候補くらいまで聞いておくと万が一の備えになります。

会場やプレゼントのイメージをわかりやすく伝えるため、
空いている時間を見計らってURLなどを記載したメールで送りその上で口頭で確認をとりましょう。

なお、開催までの日数にもよりますがスピード的にはあまりだらだらやっていると責任者の心証が悪いので、段取り1の幹事任命から1週間以内でここまで完了することを目標にします。

段取り8:会場の予約をする(最遅でも送別会開催2週間前)

責任者の了承がとれたタイミングで会場の予約をしましょう。

予約時には個室をとれるか、プレゼント(花束)を預かってもらえるか、コースで予約する場合人数が変動した場合の会計(増えたときと減ったときの双方を確認しておきましょう)と連絡期限を確認しておきましょう。
※候補の段階でいくつも店を押さえておく強者もいますが、お店への迷惑を考えここではおすすめしていないので了承がとれたタイミングで予約しましょう。

段取り9:送別会の詳細の連絡をする(幹事任命から1週間以内(最遅でも送別会開催2週間前))

責任者への了承をもらい無事お店も予約できたらいよいよ送別会の詳細を出席者へ連絡します。

退職される方を除く出席者へ会場、開始時間など決定事項を記載したメールを送りましょう。
会費は事前に明記して、プレゼントがある場合はその旨も書き添えましょう。

会場はお店のURLを記載しつつ、場所がわかる一文を書き添えておくとURLの中を見ないで近くまでいけるので書き添えておきましょう。

コースで予約している場合はその旨を記載して欠席の場合は早めに連絡をもらうようにしましょう。
また欠席の方にも一緒に連絡をして、急きょの出席も歓迎である旨も書き添えておきましょう。

連絡することは決まっているので以下の文例なども参考にして漏らさず連絡しましょう。

なお、退職される方からは会費を取らずみんなで負担することが一般的だと思いますので、
退職される方には一緒にメールを送らずに会費、プレゼントをする旨を除いた日程と会場を別途伝えるようにしましょう。

以下文例
——-

お疲れ様です。
業務中失礼いたします。

○○さんの送別会について詳細が決定いたしましたのでご連絡させていただきます。

■日程
○/○ ○○時開始

■会場
○○○
URL
予約名:○○
(○○駅○番出口を出てすぐ、○○の交差点近くのローソンの向いなどお店の場所がなんとなくわかる一文を書き添えておくと親切)

■会費
○○円(飲食代○○円+プレゼント代○○円)
ささやかながら記念品として花束と○○をお渡しする予定です。

※当日はコースで予約しておりますので出席が難しくなった場合は早めにご連絡をいただけますと幸いです。

また当日の参加も大歓迎ですので欠席とご回答いただいている方も急きょ予定が空いたなどの場合はぜひご参加ください。
何かございましたら幹事○○までご連絡ください。
090-0000-0000

——-

段取り10:スピーチの依頼をする

スピーチをお願いする人に依頼をします。
会社によると思いますが、いつもその場の流れでスピーチする人が決まり一言・・・ということが多い会社の場合も、事前にお願いをしていた方が完成度の高いスピーチをしていただけることが多く、会の印象がぐっとよくなりますので事前に一声かけておくとよいと思います。

段取り11:プレゼントを購入する

いよいよプレゼントを購入します。
すでに購入するものが決まっている場合は、ネットで注文してしまうのがスマートでしょう。
ネットで注文する際には物のイメージを同僚に見てもらえたりするので便利です。

注文後翌日に届くものやプレゼント用に包装されて届くものも多いのでそういったものを選ぶようにしましょう。

段取り12:お店への最終人数の連絡

最後のステップはお店への最終人数の連絡です。

コースで予約している場合、予約時に確認した人数の最終連絡期限(大抵は前日)までに
出席者の変動があった場合はお店へまとめて連絡しましょう。

お疲れ様でした。

これでいよいよあとは開催当日を待つだけです。

まとめ

送別会開催当日までの段取りは以上です。お疲れ様でした。

段取りは会社によって異なると思いますが、私自信が複数の会社で幹事をした経験から10人以上出席者がいるケースでは汎用的に使えるのではないかと思っております。

ここまでやればあとは当日の進行をしっかりやればきっと大成功ですね。

当日の段取りについてはこちらに記事を書いています。
送別会当日の役割と進め方

準備段階でのポイントは早いタイミングでの予算感や会場のイメージを確認しておくことです。
主役と上司などに確認できていれば大きくは外すことはなく、あとは淡々と進めることができます。

送別会の目的は主役である退職者の方のためですが、出席者への配慮や責任者とのイメージの共有など関係者のことも考えることが重要です。
みなさん今までの人生経験をもとに送別会とはこういうものだという考えがありますので送別会の準備段階では特に出席される方に配慮することで全員の満足度が高まります。

結構手間ではありますが、ここが幹事によって差が出る部分でもあるので手間を惜しまずやることでスマートさや真剣な姿勢を演出できます。

またお店選びやプレゼント選びでは同僚に手伝ってもらうことがおすすめです。

意見をもらったり手伝ってもらうことでみんなでお祝いをしている雰囲気を作ることができますし職場のコミュニケーションにもなります。手間にもならないので同僚はどんどん巻き込んでいくのが個人的にはとてもおすすめです。

これは送別会に限らずどんな会にも共通していえることですね。

送別会の準備はもたもたしたり手落ちがあると
仕事で失敗したような雰囲気になるときもありますのでぜひスマートに決めましょう。

ネットでお得に買い物ができるクレジットカード

年会費完全無料ながら1.2%の驚異の還元率があるのがリクルートカード。

年会費無料のカードの中では一番還元率が高いので、年会費をかけずにお得を求める人におすすめ。

ポンタがたまるのでローソンをよく利用する人に特におすすめです。迷ったらリクルートカードが良いですよ。
koushiki7
楽天カードは楽天市場を利用する人は絶対持っておきたいクレジットカードです。

年会費はずっと無料でどこで利用しても1%還元、楽天の利用なら常時2%還元があるカード。

カードを作るだけで5,000ポイント以上もらえることもあり、買い物分くらいは簡単に得することができますよ。
koushiki7


サブコンテンツ

このページの先頭へ